Contexte du client
Chronos Dental est une plateforme française de « buy-and-build » qui regroupe des laboratoires locaux de prothèses dentaires, alliant la proximité avec les cabinets dentaires à un soutien centralisé et à des capacités de fabrication numérique. Fondée vers 2022, elle est entrée dans une phase d’expansion rapide en 2023-2024, réalisant plusieurs acquisitions (environ 6 fin 2023 / début 2024) et passant à plus de 20 laboratoires en l’espace de quelques années, grâce à un financement dédié aux acquisitions.
Défi
Le réseau a été confronté à des goulots d'étranglement opérationnels dus à des outils disparates et à des processus manuels. Parmi les principaux défis figuraient :
- Manque de centralisation : les données étaient dispersées, ce qui rendait difficile d'avoir une vue d'ensemble des commandes, des matériaux et des étapes de production.
- Processus manuels : les procédures essentielles au suivi des commandes et aux paiements étaient pour la plupart traditionnelles et non automatisées, ce qui ralentissait les délais de livraison.
- Facturation complexe : la génération de factures pour plusieurs entités juridiques (dentistes individuels vs centres dentaires) à partir des bons de livraison constituait une tâche manuelle fastidieuse et source d'erreurs.
- Silos de communication : il n'existait aucun canal dédié et sécurisé permettant aux laboratoires et aux praticiens de clarifier des détails techniques ou de partager les mises à jour des ordonnances.
« La nouvelle plateforme a révolutionné notre façon d'interagir avec nos partenaires. En centralisant les commandes et en automatisant notre processus de facturation complexe, nous avons non seulement gagné en efficacité, mais nous avons également offert une expérience fluide et moderne à nos dentistes. »
Approche
Pour relever ces défis, un plan global de transformation numérique a été mis en œuvre, articulé autour de deux axes stratégiques :
Développement d'écosystèmes sur mesure :
Application mobile et pour tablette : développement d'une application sur mesure destinée à la fois aux dentistes et aux techniciens de laboratoire. L'application permet la gestion numérique des ordonnances, le suivi des commandes en temps réel grâce à la lecture de codes QR, ainsi qu'une messagerie instantanée intégrée pour une collaboration fluide.
Administration back-office : mise en place d'une interface web robuste permettant aux administrateurs de gérer les droits d'accès des utilisateurs, de définir les barèmes tarifaires et de générer des rapports statistiques sur l'activité du laboratoire.
Pile technologique moderne : utilisation de technologies évolutives (React Native pour les applications mobiles, Node.js pour le backend) afin de garantir des performances élevées et des fonctionnalités hors ligne.
Automatisation de la facturation et de la gestion de la relation client (CRM) :
Industrialisation des processus : mise en place d'une architecture « best-of-breed » reliant Salesforce (CRM) et Pennylane (finance).
Flux automatisés : la solution regroupe automatiquement les bons de livraison provenant de la plateforme opérationnelle, applique une logique complexe impliquant plusieurs entités (regroupement par praticien ou par cabinet) et transfère les projets de factures directement vers l'outil financier.
Synchronisation bidirectionnelle : mise en place d'une boucle de rétroaction permettant de mettre à jour le CRM avec les statuts des factures, les paiements et les documents PDF, garantissant ainsi une coordination parfaite entre les services commerciaux et financiers.
Résultats
Environnement unifié : cette nouvelle plateforme a permis de centraliser les interactions, offrant ainsi aux dentistes la possibilité de commander des prothèses et d'en suivre l'évolution en temps réel, tandis que les laboratoires pouvaient gérer leurs flux de travail de manière numérique.
Efficacité de la facturation : automatisation du processus complexe de conversion des bons de livraison en factures, prise en charge des règles spécifiques à plus de 30 environnements financiers distincts et réduction considérable des saisies manuelles.
Traçabilité totale : la mise en place de la lecture de codes QR aux points de réception et d'expédition a permis d'assurer une visibilité totale sur la chaîne de production.
Une collaboration renforcée : les fonctionnalités de messagerie intégrées facilitent la clarification des détails techniques, remplaçant ainsi les échanges fragmentés par e-mail ou par téléphone.
